段取りをすると会議はすぐ終わる

会議を早く終わらせたいと思ったときに、何をすればいいのか。早口でまくし立てるようにしゃべる？　それとも、すぐに多数決する？　そうではない。

会議なんてみんな早く終わらせたいと思っている。会議を開いたことがある人はわかると思うが、会議で意見なんて、全然まとまらない。一時間で終われば良いほう。長いときには3時間や6時間もやっていることだってある。

この原因は、一つ。会議時点でのそれぞれの足並みがバラバラであること。

会議の席に着いたはいいが、で、何を決めるの？　何をする会議なの？と発言する人だってしばしば。

会議を始める前に、必ずアジェンダを用意し、事前に配布しておくことが肝心。そして、会議の目的を必ず共有しておく。できるなら、メールではなく直接言うほうが望ましい。あと、会議のゴールを明確にしておくことが大事だ。

この会議で、得られることを箇条書きでアジェンダに書いておく。そして、会議の始めに読み上げる。会議の最後に、読み上げる。これをするだけで、会議の質がぐっと高まる。

アジェンダを作る人はいても、事前に伝えていない人は多いだろう。その場でアジェンダなんて配られても、そこから足並みを揃えるのは至極困難だ。足並みを揃えるだけで、30分はかかるだろう。

会議前にできる限りの準備・周知をしておくことがコツだ。準備こそすれど、周知を忘れる人は多い。「あれだけ準備したのに、うまくいかなかった」と頭垂れている人は、会議の出席予定者に確認と周知を一つしておくだけでぐっと楽になるはずだ。

事前に個別に話を通しておくとなお良い。本当に驚くほど、ミーティングがさっと終わり、満足度も高い。ぜひ試してほしい。